Hi-Vision*
Teemme asiat helpoiksi!

Hi-Vision Oy (hi-vision.fi) » Asiakasinfo » Sähköpostin käyttöönotto » Sähköpostilistat:

Tiedotteita:

27.05.2019: Mahdollisia katkoksia viikolla 22 » Lue lisää

11.06.2018: Viestintävirasto varoittaa Microsoftin Office 365 -sähköpostipalvelun käyttäjiä » Lue lisää

13.04.2018: Sähköpostipalvelinten osoitteet muuttuvat » Lue lisää

19.06.2017: Verkkotunnuksiin liittyviä huijauslaskuja taas liikkeellä » Lue lisää

22.01.2016: Uusi haittaohjelma leviää – nyt kannattaa varoa sähköposti­liitteitä » Lue lisää

08.01.2016: Yritysten on 9.1. alkaen kerrottava verkkosivuillaan kuluttajille riidanratkaisuelimestä » Lue lisää

31.08.2015: Flash-pohjainen sisältö lakannee toimimasta verkkosivustoilla jo pian » Lue lisää

03.12.2014: Muista tarkistaa sivujesi viestilomakkeiden toiminta säännöllisesti » Lue lisää

06.08.2014: Massiivinen tietomurtoaalto – nyt on hyvä hetki vaihtaa taas salasanoja » Lue lisää

18.06.2014: Lisää hyviä syitä hankkia mobiili­sivut tai uusia vanhat mobiili­yhteen­sopiviksi » Lue lisää

Tiedotteet RSS-syötteenä

Viestintäviraston välittäjäVälitämme fi-verkkotunnuksia

Sähköpostilistat

Monilla yrityksillä ja muilla organisaatioilla on tarve lähettää sähköpostitse joukkokirjeitä asiakkailleen tai muille sidosryhmilleen. Tyypillisesti niissä myös tarvitaan valmiita viestipohjia. Tähän on useita erilaisia ratkaisuja:

  • Verkkoselaimella käytettävä ulkoinen palvelu (veloittavat joko kuukausimaksua tai viestimäärän mukaan)
  • WWW-palvelimelle sivujenne oheen asennettava ohjelmisto (ilmaiset ovat yleensä englanninkielisiä)
  • Joissakin verkkokauppaohjelmistoissa on joukkoviestintätoimintoja
  • Microsoft Outlook (katso Microsoftin ohjeet jakeluluettelon ylläpitoon)
  • Mozilla Thunderbird (ilmainen sähköpostiohjelma, jonka voit ladata täältä)

Viimeinen noista on mielestämme suositeltavin vaihtoehto useimmille, koska se on maksuton, turvallinen, varmatoiminen ja sangen helppokäyttöinen.

Alempana on ohjeet joukkopostituksen suorittamiseen Thunderbird-ohjelmistolla. Kun käytät sähköpostia IMAP-tilassa (lisätietoa käyttöönotto-ohjeissa), Thunderbirdiä voi käyttää muun sähköpostiohjelman rinnalla, jos haluatte edelleen käyttää nykyistä perusviestintään.

Ohje on kirjoitettu Thunderbird 15:lle, mutta vanhemmissa ja todennäköisesti tulevissakin versioissa toimintatapa on samankaltainen. On luonnollisesti suositeltavaa pitää ohjelmisto ajan tasalla. Thunderbird päivittää itsensä säännöllisesti, ellei käyttäjä sitä estä.

Kannattaa koota aluksi kokeellinen postituslista muutamista lähituttavista tai vaikka omista sähköpostiosoitteistasi, jos sinulla on useampia. Siten voit tutustua tähän menetelmään, ennen kuin alat lähettää joukkoviestejä varsinaisille asiakkaillesi.

Lakiasiat lyhyesti

Jos lähetät Suomessa mainosluonteisia sähköposteja yksityishenkilöille, tarvitset kunkin vastaanottajan ennakkosuostumuksen. Suostumus voidaan kysyä esimerkiksi hänen tekemänsä verkko-ostoksen yhteydessä. Jos henkilö on jo asiakkaanne, ilman erillistä suostumusta voitte markkinoida hänelle vain vastaavia tuotteita tai palveluita kuin hänen aiemmin ostamansa. Markkinointiviesteissä on myös selitettävä toimenpiteet, joilla vastaanottaja voi kieltäytyä niistä jatkossa. Yrityksille lähetettäviä sähköpostiviestejä laki ei rajoita, mutta osoitteen on silloin oltava selvästi yritykselle eikä henkilölle suunnattu; esim. info@esimerkkiyritys.fi eikä matti.meikalainen@esimerkkiyritys.fi. Lisätietoa löydät Kilpailu- ja kuluttajaviraston sivuilta.

Tarkista kaiken varalta internet-yhteytesi sopimuspapereista tai operaattorilta, onko liittymästäsi sallittua lähettää joukkoviestejä. Operaattorin henkilöstö tai valvontatekniikka voi pahimmassa tapauksessa tulkita ahkeran sähköpostiliikenteen roskapostittamiseksi ja estää lähettämisen.

Muista myös, että jos keräät yhteystietoja, tarvitset useimmiten rekisteriselosteen.

Thunderbirdin valmistelu

  • Lataa ja asenna ensin Thunderbird, jos et ole sitä jo tehnyt.
  • Thunderbird pyytää ensimmäisessä käynnistyksessä lisäämään sähköpostilaatikon, jota lähettäessä käytetään. Kun se kysyy: "Haluatko uuden sähköpostiosoitteen?", klikkaa sen sijaan alavasemmalta "Ohita tämä kohta ja käytä olemassa olevaa osoitetta", jotta voit käyttää nykyistä sähköpostilaatikkoasi.
  • Syötä tiedot. Thunderbird yrittää tunnistaa oikeat asetukset automaattisesti, mikä onnistuu joidenkin sähköpostipalveluiden kohdalla. Jos tunnistus ei onnistu, lisää saapuvan ja lähtevän postin palvelintiedot käsin, ohjesivumme mukaisesti (tai operaattorin mukaan, jos postin ylläpitoa hoitaa muu yritys).
  • Huomaa, että jos käytät toista sähköpostiohjelmaa rinnakkain Thunderbirdin kanssa, älä valitse POP3-yhteystapaa, vaan IMAP. Muutoin postit tulevat aina vain jompaankumpaan sähköpostiohjelmaan, mikä voi aiheuttaa sekaannusta.
  • Jos sinulla on toisessa sähköpostiohjelmassa (esim. Outlook) sähköpostikontakteja, jotka haluat kopioida Thunderbirdiin, voit tehdä sen ohjelman ensimmäisessä käynnistyksessä kysyttäessä, tai myöhemmin Osoitekirjan valikosta Työkalut → Tuo yhteystietoja.

Postituslistan luominen Thunderbirdissä

Osoitekirja
  • Käynnistä Thunderbird.
  • Klikkaa Osoitekirja-painiketta (tai valikosta Työkalut → Osoitekirja).
  • Klikkaa Uusi lista -painiketta.
  • Anna listalle nimi. Halutessasi voit antaa lisäksi lempinimen (esim. lyhenne) ja kuvailla listan sisältöä.
  • Jos sinulla on lista sähköpostiosoitteita esimerkiksi jollakin verkkosivulla, taulukkolaskentaohjelmassa tai tekstitiedostossa, voit kopioida ne siitä listalle – vaikka kaikki kerralla, kunhan osoitteiden seassa ei ole nimiä tai muuta ylimääräistä. Liittäminen tapahtuu klikkaamalla hiiren oikeanpuoleisella napilla listakenttää ja valitsemalla Liitä. Vaihtoehtoisesti voit käyttää pikanäppäinyhdistelmää Ctrl+V. Kun lista on valmis, hyväksy OK-painikkeella.
  • Jos olet jo aiemmin lisännyt kontakteja Osoitekirjaan, voit jättää luomasi listan tyhjäksi, klikata listat näkyviin vasemman sarakkeen pienestä plussasta (katso oheinen kuva) ja raahata hiirellä osoitekirjan kontakteja listalle.
  • Kun lista on valmis, voit sulkea Osoitekirjan. Samalla tavalla voit luoda lisää postituslistoja.

Sähköpostin lähettäminen postituslistan jäsenille

  • Luo tavanomaisesti uusi viesti, eli klikkaa Kirjoita-painiketta (tai valikosta Tiedosto → Uusi → Viesti).
  • Jos haluat, etteivät vastaanottajat näe, keille muille sama viesti on lähetetty, klikkaa Vastaanottaja-painiketta ja valitse sen tilalle Piilokopio. Tämä on suositeltavaa, koska jotkut ovat tarkkoja tiedoistaan, ja tämä ehkäisee saastuneiden koneiden haittaohjelmia keräämästä muiden osoitteita roskapostitustarkoituksiin.
  • Kirjoita vastaanottajakenttään luomasi postituslistan nimi (yksittäisen vastaanottajan sijaan). Thunderbird ehdottaa sopivaa nimeä aloitettuasi kirjoittamisen, ja voit hyväksyä ehdotuksen Enter-näppäimellä.
  • Syötä tavalliseen tapaan viestille aihe ja luo itse viesti. Voit lisätä tarvittaessa liitetiedostoja, kuvia ja linkkejä.
  • Jos lähetät usein samankaltaisia viestejä, voit tallentaa viestin mallipohjaksi klikkaamalla valikosta Tiedosto → Tallenna nimellä → Mallipohja. Löydät pohjan sen jälkeen sähköpostilaatikon kohdasta "Mallipohjat", josta tuplaklikkaamalla voit luoda siitä uuden viestin.
  • Klikkaa lopuksi Lähetä-painiketta lähettääksesi viestin postituslistan jäsenille.

Toinen vaihtoehto lähettämiseen on avata Osoitekirja, valita siellä vasemmalta kohdan "Oma osoitekirja" alta haluttu postituslista ja klikata sitten Lähetä-painiketta, mutta tällöin et voi käyttää valmista pohjaa, ja kukin vastaanottaja pitäisi vaihtaa piilokopioksi erikseen, mikä on työlästä postituslistan ollessa pitkä.

Asiakaspalvelu: 040 8491 263 (ma-to klo 9-15)

hi-vision.fi


Ylös